Как организовать благотворительный фестиваль с нуля

Лето — это сезон уличных фестивалей, концертов, ярмарок и других «вкусных и полезных» мероприятий под открытым небом. О том, как воспользоваться преимуществом теплого времени года и провести собственный праздничный event с социальной составляющей, рассказывают организаторы первого благотворительного фестиваля «Сладости&Радости» Ирина Коготкова и Надежда Брейман. Они не понаслышке знают, как завлечь аудиторию, найти и подготовить площадку и собрать необходимую сумму пожертвований.

Надежда Брейман: Целью нашего фестиваля было вызвать у людей доверие к институциональной благотворительности как таковой. Делали мы это через… сладости. Фестиваль собрал лучших кондитеров Москвы, они привезли с собой, а некоторые изготавливали на месте потрясающие «честные» сладости. «Честные» — потому что только из натуральных продуктов. Сладости можно было пробовать, покупать, делать самим.

Помогать играючи

Ирина Коготкова: Деньги от продажи шли в благотворительные фонды на поддержку одиноких пожилых людей. Лекций о тяжелом состоянии домов престарелых мы не читали, а действовали через игру. Например, разложили на столах красивые открытки и предлагали подписать их от себя для одиноких бабушек и дедушек. При этом рассказывали про каждого, про то, что им порою не с кем поговорить.

Демократичный формат

Ирина Коготкова: Фестивали, подобные нашему, позволяют привлечь внимание самых разных целевых аудиторий: семейных пар с детьми, студентов, молодых специалистов, людей с активной гражданской позицией и так далее. Ведь все любят сладкое.

Готовьтесь заранее и действуйте поэтапно

Ирина Коготкова: Примерно полгода мы вынашивали идею фестиваля, затем в жизнь стали приходить нужные люди: каждый человек — как кусочек мозаики, а потом вся концепция сложилась в единую картину, и стало очевидно, что фестиваль нужно делать здесь и сейчас.

Сначала мы разработали концепцию, которая включала в себя программу, примерный перечень участников, ответственных за блоки работ. Затем — рассылка презентации фестиваля потенциальным участникам, информационным и финансовым партнерам, разработка сайта, проведение переговоров со звездами и владельцами площадок. В итоге вся организация мероприятия заняла у нас три месяца.

Сначала — программа, затем — выбор площадки

Ирина Коготкова: В первую очередь нужно разработать программу, а потом под нее искать площадку. Например, в нашем случае фестивальные мероприятия нужно было распределить по трем зонам: ярмарка сладостей, выставка картин и театральный перформанс, мастер-классы и кафе.

По возможности лучше выбрать площадку «с именем». Это позволит повысить значимость мероприятия и привлечь дополнительное внимание гостей и прессы. Мы изучили все лучшие площадки Москвы и поняли, что пространство «Куб» на дизайн-заводе «Флакон» — идеальное решение: 3 этажа в одном помещении, гардероб (что очень важно на случай плохой погоды) и подсобные помещения (комната для волонтеров и комната для технического персонала).

Мелочей не бывает

Надежда Брейман: За неделю до события необходимо быть уверенным на 100%, что заказано (и будет доставлено!) все необходимое оборудование, напечатана вся полиграфия, что менеджеры звезд точно знают, что в этот день их подопечные работают именно на нашем фестивале и где, собственно, этот фестиваль проходит.

Ирина Коготкова: Параллельно необходимо разослать пресс-релиз, сформировать базу товаров ярмарки с контактами владельцев бренда и ответственными за доставку, утвердить график работы волонтеров.  За день до мероприятия стоит повторно разослать пресс-релиз, напомнив о том, что мероприятие уже завтра, и получить подтверждение от руководителей волонтерских групп, что все проинструктированы и будут вовремя.
Надежда Брейман: За час нужно тщательно проверить готовность всей площадки: работают ли микрофоны, все ли волонтеры на местах, есть ли у ведущих четкий сценарий.

Самое легкое и самое трудное

Надежда Брейман: Работа над фестивалем шла легко и одновременно трудно. Легко — потому что вдохновляла идея, трудно — убедить людей, что это им нужно. Например, мы не знали почти никого из кондитеров. Нужно было найти их, заинтересовать, убедить пожертвовать своим временем и поделиться сладкой продукцией. Сложно привлечь прессу — мне помогло то, что по основной профессии я журналист.

Ирина Коготкова: Наибольшие сложности возникли, когда один из финансовых партнеров, на договоренности с которым держалась половина бюджета мероприятия, отказался — без объяснения причин. Пришлось в срочном порядке искать деньги.

Заразить партнеров идеей

Ирина Коготкова: Львиную долю необходимых средств и оборудования удалось получить либо в качестве безвозмездной социальной помощи, либо на условиях взаимного интереса. Например, мы смогли убедить владельцев площадки (а арендная плата была бы для нас неподъемна), что фестиваль станет отличным имиджевым событием.

Надежда Брейман: Особенно нам помогли компания Rent4expo и ее владелец Гордей Каракулько. Нам нужны были столы и стулья для оборудования площадки. Это довольно существенная статья расходов. Ира начала обзванивать компании. Поначалу никто не соглашался предоставить мебель безвозмездно. Когда уже почти отчаялись найти, случилось очередное «обыкновенное чудо». Трубку снял сам владелец. Выслушал, сказал: «Мне нравится идея», — и бесплатно не только предоставил нам мебель, но еще и организовал ее доставку, а также прислал сотрудников своей компании, которые мебель утром собрали, а вечером разобрали. Гордей и сам пришел на фестиваль и привел с собой белокурого ангела — дочку.

Деньги все-таки нужны

Надежда Брейман: Были такие статьи расходов, на которые потребовались «живые» деньги, например: аренда гардероба, оплата работы охранников и уборщиц, печать рекламно-информационных материалов, приобретение расходной продукции. Мы старались минимизировать расходы, но все равно бюджет фестиваля составил 139 тысяч рублей.  60 тысяч пожертвовало частное лицо, 79 тысяч рублей — Фонд «Наше будущее». На благотворительные цели мы собрали за время фестиваля в виде пожертвований свыше 300 тысяч рублей.

Поиск спонсоров

Ирина Коготкова: Искать средства желательно заранее и по самым разным каналам: идти в компании, которые могут быть заинтересованы в таком мероприятии, в специализированные благотворительные фонды. В любом случае к потенциальным спонсорам необходимо идти с эффектной презентацией, которая максимально ярко и кратко доносит ключевую идею проекта и плюсы для партнера. Например, в общении с коммерческими компаниями мы подчеркивали, что участие в фестивале позволит поддержать социальные ценности бренда партнера.

Надежда Брейман: Чем лучше продуман проект, тем легче и конкретнее формулируется запрос каждому конкретному партнеру и больше шансов быть услышанными. Когда у тебя все логично и прозрачно, когда ты знаешь, что тебе нужно — вплоть до количества скрепок и катушек скотча, тогда и объяснять, что и на каких условиях ты хочешь от партнера легко.

Зачем нам звезды?

Ирина Коготкова: Присутствие на площадке звездных гостей повышает привлекательность мероприятия и для прессы (интересный информационный повод), и для партнеров (участие бренда в мероприятии со звездой), и, конечно, для гостей (кто ж откажется от селфи со звездой).

Надежда Брейман: Поскольку мы не платили звездам, нам важно было придумать, чем их заинтересовать, как убедить, что мероприятие полезное. В нашем случае самыми популярными были мастер-классы по лепке трюфелей от Ирены Понарошку и Эвелины Блёданс. Без Антона Зорькина и Яны Чуриковой не состоялся бы аукцион тортов от шеф-поваров известных ресторанов. А Стас Пьеха «сделал» финал нашего праздника: он приехал под вечер, был практически до конца фестиваля и даже помогал разбирать площадку.

Помощь — превыше всего

Надежда Брейман: У нас на площадке присутствовали сотрудники и волонтеры фонда «Старость в радость». Они рассказывали о фонде, приглашали принять участие в волонтёрских поездках, напоминали, что съедая пирожное или конфету на фестивале, гости помогают улучшать условия жизни одиноких стариков в домах престарелых. Аудитория восприняла этот посыл очень благоприятно. Фестиваль «Сладости&Радости» дал нам колоссальный опыт — не только организационный, но и эмоциональный. Мы убедились, что в обществе велик запрос на подобные вкусные праздники со смыслом.

Автор: Анастасия Сухорослова

Дата публикации: 8 июня 2015