Отдам работу в хорошие руки

Хочешь сделать что-то хорошо — сделай это сам. По нынешним временам это известное выражение справедливо с точностью до наоборот. Аутсорсеры — вот люди, которые решат ваши задачи вместо вас и лучше вас. Если повезет, конечно. Что же это за волшебные спасители и как понять, нуждаетесь ли вы в их услугах?

Мудреное английское слово аутсорсинг (оutsoursing) переводится довольно просто: «использование чужих ресурсов». Этот рыночный инструмент позволяет компании переложить часть своих неключевых функций на плечи специалистов сторонней организации, имеющей нужный узкий профиль. Другими словами, у вас берут подряд на выполнение определенных видов работ на основе долгосрочного договора. 

Аутсорсинг становится привычным явлением в России. Все больше компаний передают непрофильные бизнес-процессы «на сторону». Подобная стратегия дает возможность фирме сэкономить значительные средства — что немаловажно для любого предпринимателя, особенно в кризисные времена.

Думы в цифрах

Именно размышления над калькулятором чаще всего и заставляют предпринимателей обратить взоры к аутсорсингу. Если у вас, скажем, частная клиника, что обойдется вам дешевле: ежедневно передавать анализы пациентов в крупную лабораторию, где работают лучшие профессионалы, или создать подобное подразделение у себя, набирая в штат дополнительных специалистов, закупая дорогое оборудование и затрачивая немалые средства на расширение помещения?

Прежде чем дать однозначный ответ на этот вопрос, вам как руководителю придется провести тщательные расчеты. Важно, чтобы выкладки вас убедили: перевод определенного бизнес-процесса на аутсорс может дать предприятию ощутимый экономический эффект. По статистике, такой шаг позволяет предпринимателю сократить расходы в среднем на 5–20%.

К тому же в специализированных компаниях-аутсорсерах, как правило, применяются новейшие технологии и работают профессионалы высокого класса. А качество важно не менее чем цена.

Меньше работы — меньше заботы

Делегируя полномочия по выполнению части работ другой компании, вы уменьшаете собственные расходы на зарплату, снижаете налоговую нагрузку, не тратитесь на аренду дополнительных помещений, на мебель, оргтехнику и прочие недешевые «нюансы», связанные с организацией рабочих мест. Все это, а также больничные, отпуска и премии — целиком и полностью забота аутсорсера.

Кроме того, в отличие от штатных работников, которые нередко получают зарплату за протирание штанов об офисные стулья, подрядчики берут деньги только за конкретный объем выполненной работы — если, конечно, вы заранее внесли соответствующий пункт в договор.

Есть и другие выгоды, которые дает передача части функций «на сторону»: вы можете привлечь нужное количество исполнителей при работе над отдельными проектами и заместить основной персонал во время декретных отпусков и длительного пребывания в больнице. В частности, аутсорс станет спасением, если ваш бухгалтер внезапно выйдет из строя как раз перед составлением годовой отчетности.

Услуги навынос

Кстати, именно бухгалтерские услуги бизнесмены очень часто отдают на аутсорс. Это (помимо всех вышеприведенных выгод) позволяет переложить ответственность за организацию бухучета и правильность его ведения на подрядчика — опять же при условии, что это прописано в договоре. А значит, возмещение убытков, связанных с неправильным расчетом налогов или с несвоевременным предоставлением отчетности, происходит за счет аутсорсера.

IT-услуги также частенько отдаются «на откуп». Обслуживание компьютерной техники приходящим специалистом — просто классика жанра во многих малых и средних предприятиях.

Все большее распространение в России приобретает и аутсорсинг маркетинговых функций: в частности, предприниматели нередко используют сторонние кол-центры для проведения прямых продаж.
Логистика, клининг, реклама и пиар, переводческие услуги, обеспечение безопасности — делегировать специализированным фирмам можно многие виды деятельности. Важно только не ошибиться с выбором поставщика услуг. А здесь-то и кроется один из рисков аутсорсинга.

Доверяй, но проверяй

У каждой медали — две стороны. Есть они и у аутсорсинга. Главная опасность: вы рискуете стать жертвой недобросовестных партнеров. Это могут быть и мошенники, которые, вытребовав у вас предоплату, попросту исчезнут в неизвестном направлении. Это могут быть и непрофессионалы, которые не в состоянии качественно и в срок выполнить весь объем работ. Это могут быть и фирмы с шатким финансовым положением, которые в самый неподходящий момент объявят о своем банкротстве.

Чтобы не оказаться в ситуации «хотели как лучше, а получилось как всегда», выбирайте будущих партнеров максимально тщательно. Репутация фирмы-аутсорсера, ее история, технический арсенал, людские ресурсы, рекомендации клиентов — все это должно составлять предмет вашего живейшего внимания.

Строго по пунктам

Чтобы сотрудничество с аутсорсером не обернулось для вас эпическим провалом, важно правильно составить договор. В нем необходимо прописать все детали: сроки и объем выполнения работ, тарифы, критерии оценки качества, методы контроля, штрафы за нарушение условий, действия при форс-мажорных обстоятельствах.
Кроме того, в документе должна быть указана ответственность аутсорсера за разглашение конфиденциальной информации. Ведь пришлые специалисты получат доступ ко многим сведениям, касающимся деятельности вашей компании. Им станут известны данные о ваших клиентах, о планах развития, о стратегических ориентирах, инвестиционных проектах и многом другом. Поэтому нужно заранее побеспокоиться о том, чтобы ваши коммерческие тайны не стали достоянием конкурентов.

Но заключить договор — лишь полдела. Главное — отслеживать неукоснительное исполнение всех его положений. Причем контроль должен осуществляться не от случая к случаю, а регулярно. Это поможет свести возможные риски к минимуму.

Ключевой момент

И все же самый главный риск аутсорсинга — это… чрезмерное увлечение им. Руководитель, который отдает «на сторону» непрофильные бизнес-процессы, видит, как сокращаются его расходы, и входит во вкус. В результате поставщикам могут отойти и ключевые операции — то есть все то, ради чего компания и создавалась.

Между тем задача аутсорса — высвободить финансовые и людские ресурсы, чтобы сконцентрироваться на главном. А главное в любом бизнесе, и особенно в социальном, — его миссия, его ноу-хау, которые сложно сымитировать, и его потенциал изменения окружающей действительности.

Аутсорсинг — отличный инструмент, помогающий эффективно оптимизировать многие процессы на предприятии. Главное — чтобы эта оптимизация не стала тотальной и не свела уникальность вашего бизнеса к нулю.

Автор: Татьяна Гуторова

Дата публикации: 28 марта 2017