Главная > Полезное > Советы > Школа социального предпринимательства: основы управленческого и бухгалтерского учета

Школа социального предпринимательства: основы управленческого и бухгалтерского учета

Серия советов по созданию социального предприятия от бизнес-тренера «Онлайн-школы социального предпринимательства» Сергея Пономарева продолжается темой управленческого и бухгалтерского учета. Особенности их организации и ведения очень сильно зависят от выбранной юридической формы — коммерческой или некоммерческой (их плюсы и минусы анализировались в предыдущей статье). Рассмотрим основные моменты ведения управленческого и бухгалтерского учета.

1. Что такое управленческий учет

Управленческий учет — это внутренний процесс организации. Он обеспечивает руководителя социального предприятия информацией, используемой для планирования, управления и контроля над деятельностью компании. Целью учета является повышение эффективности управления (грамотное распоряжение ресурсами и обеспечение устойчивого развития предприятия). Отличие управленческой отчетности от бухгалтерской в том, что ее формат разрабатывается внутри каждой организации самостоятельно, под конкретного руководителя, в то время как стандарты бухгалтерской отчетности задаются «Положениями по бухгалтерскому учету» Министерства финансов России. Управленческий учет содержит информацию, которая позволяет руководителю контролировать статьи доходов и расходов, денежные потоки, составлять прогнозы, оценивать эффективность сделки еще до ее совершения, проводить анализ деятельности в любых разрезах. Управленческий учет, в отличие от бухгалтерского, может содержать информацию субъективного или вероятностного характера, когда это необходимо для планирования.

2. Что такое бухгалтерский учет

Бухгалтерский учет — это система сбора, регистрации и обобщения информации о состоянии имущества, обязательств социального предприятия и их изменениях путем постоянного документального учета всех хозяйственных операций. Он предназначен в первую очередь для внешних пользователей (налоговая инспекция, инвесторы, банки, контрагенты и т.д.). Законодательством четко обозначены сроки подачи бухгалтерских отчетов: ежеквартально и ежегодно, в то время как управленческие отчеты подаются в срок, установленный руководителем социального предприятия. Бухгалтерский учет фиксирует любые операции с активами (имущество, деньги) и обязательствами (кредиты, займы) социального предприятия. На каждую операцию оформляется документ, который отражается в регистрах бухгалтерского учета. Затем все записи систематизируются, и на их основе формируется бухгалтерская отчетность.

3. Особенности управленческого учета

Объектом управленческого учета могут являться любые объекты и факты, значимые для деятельности социального предприятия. Учитываемые показатели могут быть самого разного плана: стоимостные, натуральные, экспертные оценки и т.д. Первичные данные, как правило, разрозненны, объемны, содержат много лишней информации, не структурированы, противоречивы. Задача превратить их в отчет, удобный для восприятия, который содержит только необходимые данные: вся лишняя информация удалена, данные упорядочены по определенной логике, структурированы и достаточны для принятия решений. Отчет может содержать не только описание свершившихся фактов, но и ожидаемые результаты (прогнозы). Достоверность информации может варьироваться от весьма приблизительной до точной. Далее рассмотрим основные этапы управленческого учета.

4. Выявление потребности в информации

Потребности в управленческой информации у разных социальных предприятий будут разные. Они зависят от большого числа факторов: должностных функций руководителя, нуждающегося в информации; опыте руководителя; скорости происходящих изменений внутри организации и во внешней среде; сложности объекта управления, а также организационной культуры социального предприятия. Очевидно, что для управления предприятием в первую очередь нужна финансовая информация, но ее одной недостаточно. Можно провести параллель с управлением автомобилем: финансовая информация — это спидометр, на который ориентируется каждый водитель. Но если он не замечает данных тахометра, температуры масла, включены ли фары, сигналы поворотов и стоп-огни, то далеко не уедет. Так и в управленческом учете, руководитель должен создать свою «приборную панель», по которой он будет вести социальное предприятие к намеченной цели. Необходимо определить состав показателей, которые нужно отслеживать, периодичность их мониторинга, оперативность сбора информации и т.д. Чтобы определить значимость показателя, достаточно задать себе вопрос: что случится, если этой информации не будет? (Цена учета.) Если ничего страшного не произойдет, то его можно отбросить.

5. Сбор исходных данных

Первое, что требуется сделать, — это определить источники данных. Источниками могут быть как внутренние носители информации (руководство, персонал, внутренняя документация), так и внешние (поставщики, клиенты, эксперты, журналисты). Во многом успех управления будет зависеть от мотивации людей, предоставляющих и собирающих данные. Руководители редко объясняют смысл и предназначение отчетов, и люди относятся к ним как к лишней бюрократии и формальности. Не нужно заваливать людей цифрами, помните, что для принятия 80% управленческих решений достаточно 20% информации. Важно правильно измерять данные, следовать единой методике сбора для дальнейшей сопоставимости результатов. Также важна периодичность и своевременность сбора данных, через равные промежутки времени, чтобы можно было отслеживать динамику и делать сравнения. Не всегда стоит гнаться за предельной точностью данных. Можно задавать минимальные и максимальные значения, если показатели соответственно ниже или выше их, тогда необходимы уточнения, в противном случае (если показатели в пределах нормы) конкретные цифры не так важны.

6. Анализ представленных данных

После сбора данных многие руководители стараются сразу приняться за создание отчета, так сказать на свежую голову. Но с переработкой фактов лучше не торопиться: необходимо еще раз критически внимательно проанализировать материал, выделив главные и второстепенные данные, поставив для себя акцент на отдельных цифрах или фактах. Данные необходимо проверить на предмет полноты, а также непротиворечивости. Если информации не хватает или имеются противоречия, потребуется проверка и уточнение. Затем стоить отметить резко выделяющиеся на общем фоне цифры или факты и обратить на них пристальное внимание. Остальную информацию необходимо отсортировать по логическим блокам отчета, формализовать, провести расчеты и представить выводы. Заведите полезную привычку сохранять все материалы из первоисточников в отдельную папку, в которой сможете быстро найти всю первичную информацию. Возможно, через несколько месяцев или лет понадобится вернуться к ним.

7. Способы снижения затрат на учет

Чтобы управленческий учет не занимал слишком много времени, стоит следовать нескольким простым правилам. Можно уменьшать объем собираемой информации за счет правильного выбора показателей для контроля (нужен контроль за отклонениями, а не за самими показателями) и там, где возможно, предпочесть периодический контроль вместо непрерывного. Правильные показатели составляют значительную долю в затратах/результатах, поддаются управленческому воздействию, не требуют существенных затрат на измерение. Много времени можно сэкономить, благодаря хранению документов в порядке, который облегчает поиск. Разные документы можно помечать особыми отметками. Опытные руководители социальных предприятий зачастую избегают формальностей учета, полагаясь на свои навыки и интуицию. Это вполне допустимо, когда есть несколько сотрудников с похожим опытом, чтобы они могли сопоставлять свои наблюдения.

8. Примеры показателей управленческого учета

Какие же показатели, как правило, отслеживают руководители социальных предприятий? В качестве примера приведем некоторые: движение денежных средств, продажи, произведенная продукция, закупки, запасы сырья, дебиторская и кредитная задолженности. Мы уже говорили, что нет смысла измерять то, что и так хорошо работает. Важно считать число отказов, общее время отсутствия, простоев на предприятии. Что было сорвано (стоимость и ущерб репутации), время, затраченное на восстановление, стоимость ремонта и т.д. Безусловно, любому руководителю интересны результаты деятельности за отчетный период, но и здесь важна скорее динамика развития, чем абсолютные показатели. Очень важно сравнивать их с собственными плановыми показателями и показателями ближайших конкурентов.

9. Особенности бухгалтерского учета

Согласно Федеральному закону 402-ФЗ от 06.12.2011 года «О бухгалтерском учете», все организации обязаны вести бухгалтерский учет. Субъекты малого и среднего предпринимательства, а также некоммерческие организации имеют право вести упрощенный учет. Возможны несколько способов ведения учета: лично руководителем организации, бухгалтером в штате организации, внешней аутсорсинговой компанией на договорных основах. Какой способ лучше, каждый решает сам. Обязанности главного бухгалтера генеральный директор вправе возложить на себя. Но технически выполнять эту работу должны только профессионалы. Если у вас крупное социальное предприятие с большим количеством операций в день, то штатный бухгалтер, который всегда под рукой у руководителя, — самое оптимальное решение. Если предполагается малый бизнес или он выйдет на большие обороты не сразу, есть смысл задуматься о ведении бухгалтерии со стороны, то есть аутсорсинге. В этом случае можно существенно сократить затраты, т.к. расходы на штатного бухгалтера состоят не только из его заработной платы, но и из налогов на зарплату, оборудования рабочего места, оплаты отпусков и больничных, а также необходимого профессионального обучения.

10. Как выбрать правильного бухгалтера

При подборе бухгалтера необходимо обратить внимание на опыт работы и стабильность кандидата, показателем которой является средний период работы от 3 лет на одном месте. Если бухгалтер меняет работу каждые полгода-год, сложно оценить, насколько он хороший специалист. Что касается профессиональных знаний, то стоит обратить внимание на знание основ ведения бухучета, системы налогообложения, а также бухгалтерских программ и электронных систем сдачи отчетности, деловой переписки. Когда вы уже наняли человека, обратите внимание на следующие вещи: квалифицированный бухгалтер постоянно что-то спрашивает, требует какие-то дополнительные документы. Если бухгалтер затих, скорее всего, он просто «рисует» балансы без упора на первичную документацию. Хороший бухгалтер должен хранить реквизиты всех первичных документов (договоры, счета-фактуры, накладные, акты), занося их в базу данных (обычно это «1С: Бухгалтерия»). При вопросе, откуда взялась та или иная цифра налога, должен уметь быстро — в течение 5–10 минут — со ссылками на нужные документы обосновать свою позицию. Можно сделать тест: намеренно дайте договор с ошибкой, где, например, не хватает одной цифры в номере расчетного счета получателя. Профессиональный бухгалтер непременно обратит внимание на недочет.