Как все успевать: 5 полезных техник тайм-менеджмента

Для тех, кому не хватает 24 часов в сутки на решение всех задач и кто хочет успеть все и немного больше, "Новый бизнес" сделал обзор пяти самых эффективных техник по управлению временем от президентов, экономистов, студентов и гуру планирования.

Сегодня известно довольно много отличных техник планирования, позволяющих максимально рационально использовать свой временной ресурс. Есть техники, построенные на временных отрезках, математике и логике, памяти, помидорах и даже лягушках.

Матрица Эйзенхауэра

Один из самых известных инструментов тайм-менеджмента. Ее придумал 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Очевидно, господин президент должен был решать ежедневно множество задач и искал способ оптимизации своего графика. В итоге им и была создана эта матрица.

Ее суть и главное достоинство в том, что она позволяет распределять все свои дела в зависимости от важности и срочности, при этом на задачи, которые не дадут результатов, отводится минимум времени.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадрата, основанием которых служат две оси – это ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали). В каждый из них и заносятся дела и задачи, так получается предельно ясная картина: чем стоит заниматься в первую очередь, во вторую и т.д.

Сам Эйзенхауэр назвал свой метод матрицей приоритетов. Любопытно, что он считал, что квадрат "А" (самые важные и срочные дела) должен при планировании оставаться пустым, поскольку появление таких дел является показателем неорганизованности. И дела, которые он заносил в квадрат "А" были из разряда внезапных и очень серьезных. Наиболее приоритетным он считал квадрат "В" (важные, но не срочные дела). В "С" он заносил рутинные обязанности. А дела "D" полагал мелкими и отвлекающими внимание от главного.

ZTD

Лео Бабаута, автор нескольких книг и блога о продуктивности Zenhabits, предлагает использовать для планирования свою систему в стиле дзен – Zen to Done. Чтобы ей следовать, нужно выработать 10 простых привычек:

1. Собирайте всю информацию в Inbox (входящие).
2. Обрабатывайте все записи, не откладывая их в долгий ящик.
3. Планируйте основные цели на каждый день и самые крупные задачи – на неделю.
4. Каждый раз фокусируйтесь только на одном деле, не распыляя внимание.
5. Создавайте простые короткие списки дел.
6. Организовывайте заметки по категориям в зависимости от их содержимого.
7. Регулярно просматривайте ваши записи и избавляйтесь от лишнего.
8. Упрощайте. Сократите список своих задач и целей, пишите коротко и понятно.
9. Чтобы настроиться на работу, поддерживайте определенный режим дня постоянно.
10. Занимайтесь тем, что вам действительно интересно.

Узнать подробнее о планировании в стиле дзен можно в книгах Лео, например "Как перестать откладывать жизнь на потом", или в его блоге.

Метод помидора

Его придумал, будучи студентом, успешный управленец Франческо Чирилло. Странное название метода объясняется тем, что таймер, который Франческо использовал во время подготовки к экзаменам, был сделан в форме томата.

Суть метода – в использовании интервалов по 25 минут. Вы ставите таймер на это время, выполняете рабочие задачи и, что важно, максимально концентрируетесь и ни на что в это время не отвлекаетесь! Для этого нужно исключить внешние раздражители. После сделайте перерыв пять – десять минут и повторите цикл заново. После четырех циклов перерыв на полчаса.

Смысл "помидорного" метода в том, что монотонная работа разбивается на небольшие части, и после каждой вы получаете заслуженный отдых. Так легче взяться за такие задачи и успешней их выполнить.

Система настолько популярна, что для нее создано несколько приложений – под Windows, iOS и Android.

Узнать про метод больше можно в книге Штаффана Нётеберга "Тайм-менеджмент по помидору".

Фиксация и принцип Парето

Итальянский экономист Вильфредо Парето известен благодаря открытому им принципу "20/80". В ходе первых наблюдений Парето выяснил, например, что 80% земли в Италии принадлежало 20% населения. Он продолжил исследования, оказалось, что соотношение 1 к 4 работает во всех сферах.

Так, по подсчетам Парето, лишь 20% товаров в ассортименте магазина приносят 80% выручки, а при посадке гороха 20% семян дают 80% урожайных всходов, 20% сотрудников компании обеспечивают 80% дохода. При этом нельзя уволить остальных сотрудников, уменьшить количество саженцев или товаров: баланс нарушится и общая эффективность упадет.

В области управления временем принцип Парето означает, что 80% работы выполняется за 20% времени и 80% усилий тратится на 20% результата.

На основании этого принципа Тимоти Феррисс, гуру продуктивности, придумал свой метод организации работы.

По мнению Феррисса, чтобы все успевать, не надо больше работать – нужно лучше фокусироваться. Пусть вы будете трудиться с полной отдачей всего 20% рабочего времени, зато сможете переделать все действительно важные дела. А оставшиеся 80% можно уделить простой текучке – так вы сфокусируетесь на приоритетных задачах и избежите переутомления.

Узнать о методе больше можно в книге Тимоти Феррисса "Как работать 4 часа в неделю".

Правило трех

Для тех, кто не в ладах с цифрами или не может делать по девять дел за день, Крис Бейли, автор книги "Мой продуктивный год", придумал правило трех. Оно гласит, что для достижения продуктивности достаточно каждый день выполнять три самых важных дела.

Вместо того чтобы распылять свои силы и внимание на пару десятков пунктов в чек-листе, просто выберите три самые важные задачи на день и сфокусируйтесь на них. На следующий день выберите еще три и так далее. Так вы будете сохранять сосредоточенность.

От "лягушки" до "доски"

И несколько действительно работающих советов, используя которые вы точно ничего не упустите. 

Утром лучше всего "съесть лягушку". Этим странным термином гуру тайм-менеджмента, например в своих книгах Брайан Трейси, называют дела или задачи, которые постоянно откладываются, делаются долго или не выполняются вовсе. При этом они важны для достижения цели. Поэтому лучше всего "лягушек" планировать на утро.

Высчитайте стоимость своего рабочего часа. Для этого Дэн Кеннеди в книге "Жесткий тайм-менеджмент" предлагает такую формулу расчета: Стоимость рабочего часа = ((количество рабочих часов) х (количество рабочих дней в году)) / (годовой заработок). Как минимум это вас замотивирует! Кроме того, так вы сможете понять что выгоднее: браться за один крупный проект или много маленьких.

Используйте планирование по системе канбан (прочитать подробнее о методе можно в статье "Японская доска: что такое канбан и чем он может помочь предпринимателю"). Используйте доску с тремя столбцами: "сделать", "в работе", "сделано"– и стикеры, на которых фиксируются задачи и идеи. Перемещение стикера из одного столбца в другой отображает ход выполнения задач. Просто, наглядно и эффективно.

Ведите ежедневники. Организуйте ранее записанные дела в систему: запись в ежедневнике, таблица Excel, приложение в телефоне и т.д. Главное, чтобы вы имели представление об объеме работы на день и не забыли даже о самом мелком поручении.

Стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно и только затем начинайте другое. Потеря времени при переключении внимания между задачами – 10–15 минут. Именно столько необходимо, чтобы погрузиться в задачу.

Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса. Отличный способ завершить рабочий день – подготовиться к следующему. Подведите итоги дня, составьте план на следующий день, приведите рабочий стол в порядок.

Используйте правило двух минут. Очень простое правило: дело, которое не займет больше двух минут, стоит сделать прямо сейчас. Сделайте его – и выкиньте из головы.

Фото: shutterstock, sellercheck.ru, allyoucanbooks.com, ru.bookmate.com

Дата публикации: 27 августа 2020