Японская доска: что такое канбан и чем он может помочь предпринимателю

Метод канбан позволяет управлять командой, в том числе удаленной, с помощью визуализации. Звучит довольно просто. Но в чем секрет его эффективности? Почему он так вдохновляет всех участников рабочего процесса? Как начать его применять на практике? И причем тут карточки и доски? "Новый бизнес" изучил секреты этого гибкого метода управления.

История и терминология

Название системы канбан родом из Страны восходящего солнца. Иероглиф означает знак, карточку-указатель, рекламный щит, бирку или большую доску для визуального отображения информации. Метод позволяет эффективно управлять командой с помощью визуализации и потока задач.

Впервые его опробовали на заводе Toyota в 50-х или 60-х годах прошлого века. Японские инженеры оставляли записки сотрудникам, что именно им нужно сделать сегодня, чтобы вся работа была сделана точно в срок, чтобы смежные цеха не ждали их и при этом чтобы склады продукции не были переполнены.

Подвел под метод логическую базу и научно обосновал его эффективность Дэвид Андерсон, который внедрял гибкие методы управления в таких компаниях, как Motorola и Microsoft. В одном из интервью он признался, что с помощью канбан-метода он смог повысить эффективность работы команды на 80%.

Принцип действия доски

Канбан основывается на визуализации процессов и задач, которые видит вся команда. Для этого используют надписи / карточки / стикеры – любой наглядный элемент, на котором отображены задачи и план процесса работы.

Как это работает? Мы берем доску – собственно сам канбан, – на которую прикрепляем или наносим карточки с задачами. Доска может быть любая: белая для работы с маркерами, онлайн-приложение, магнитная и т.д. Главное, мы понимаем, что она будет символизировать определенный рабочий процесс.

Доску мы делим на столбцы – этапы рабочего процесса. В эти столбцы мы и будем прикреплять наши карточки. Обычно делят по принципу системы с тремя корзинами: "надо сделать", "в процессе выполнения", "готово".

Иногда систему усложняют, добавляя другие столбцы: "проанализировать", "доделать" и т.д. Или можно добавить карточки разных цветов в зависимости от отдела / типа работы / ответственного / приоритетности задач и пр. Вообще канбан довольно творческий, постоянно совершенствующийся и саморегулирующийся процесс, но для этого, как подчеркивает Дэвид Дж. Андерсон в своей книге "Канбан. Альтернативный путь в Agile", в него должны вовлекаться все члены команды. "В большинстве организаций предусмотрена иерархическая структура, но при применении канбан-метода необходимо обеспечить лидерство на всех уровнях в целях создания продукта и совершенствования подхода к работе",– пишет Андерсон.

C помощью этого метода удобно одновременно вести несколько проектов или команд, работающих над разными задачами. Для этого просто создают другие доски и все.

Потоки и ценности

Но волшебство канбан-метода заключается не только в визуализации задач. Когда все в команде видят процесс таким наглядным образом, они понимают, как продвигается работа и где существуют проблемы. Команда становится единым механизмом. Если кто-то не справляется, все видят, как страдает общее дело. При этом каждый сотрудник может объективно оценить свой вклад и свою ценность для проекта. 

Эксперты считают, что канбан – это не просто метод или полезный инструмент, это и образ мышления, который задает сама система. Чтобы в ней работать сотрудники должны придерживаться ключевых моментов концепции: уважение к должностным инструкциям, поставленным задачам и самому методу, к коллегам; умение работать с наглядной информацией; участник проекта должен иметь самодисциплину и самоорганизацию, выбирать правильные задачи из списка в нужное время, оперативно выполнять и передавать задачу дальше по потоку; в момент выполнения одной задачи нужно сосредоточиться только на ней; нужно определять, что делать сейчас, что позже; нужно думать о проекте как о последовательности действий, как о едином рабочем потоке.

"Управление потоком"– важная часть философии канбан. Карточки с задачами перетекают на доске из столбца в столбец, как по потоку, – наглядное отражение рабочего процесса. Команда анализирует скорость и эффективность и устраняет слабые места. Это и называется управлением потока.

Также метод предполагает, что большая эффективность достигается за счет вычленения приоритетных задач. То есть не нужно хвататься одновременно за все задачи сразу. Для этого существует WIP-лимит, который задается на количество одновременно выполняемых задач в каждом столбце. Например, на столбце "делать" висит ограничение 7 задач. Чтобы взять в работу следующую, нужно завершить предыдущую задачу.

Виртуальные возможности

Преимущества использования системы-канбан – визуализация работы, контроль временных ресурсов и трудозатрат в целом. Канбан-доска подстраивается под любой процесс и применяется в любой области.

Например, чтобы составить личный список дел, организовать детский выпускной, оптимизировать работу НКО и т.д. А еще метод удобен для координации и упорядочивания работы удаленных сотрудников над общим проектом. Для этого существуют специальные приложения.

Trello – одно из самых известных. Яркий, понятный и удобный интерфейс. Можно создавать чек-листы, ставить сроки, прикреплять и передавать друг другу файлы, ставить метки и писать комментарии.

MeisterTask – при помощи этого онлайн-сервиса можно создать проект, добавить сколько угодно членов команды, назначать задачи для каждого и следить за ходом развития проекта. Внутри сервиса можно вести обсуждение задач, вложить в них файлы, добавить список каких-либо элементов. Сервис легко интегрировать с другими веб-приложениями, такими как Dropbox, GitHub, Zendesk и Google Drive.

Kanbanchi – канбан-сервис, который позволяет устанавливать дедлайны к задачам, комментировать карточки, добавлять пользователей в доску, видеть в ней изменения в реальном времени. Карточки и списки карточек с задачами можно перетаскивать, задавать разные цвета, приоритеты.

Planiro – приложение для большой командной работы, планирования и оценки эффективности сотрудников. Дает возможность работы с любых устройств, комментарии к задачам, безлимитное облачное хранилище, любое количество проектов, дополнительные модули. Единственный минус – полностью платный инструмент.

Zoho Sprints –веб-платформа, которая позволяет управлять бэклогом, выстраивать тайм-менеджмент, использовать диаграммы Ганта. Также встроены лента событий, расписание, управление встречами. Есть бесплатная версия для небольшой команды.

Также вы можете узнать "Топ-10 полезных онлайн-продуктов для удалёнки" и "15 сервисов, которые помогут предпринимателям сэкономить время и деньги".

Фото: shutterstock,  lean.lt, rdv-it.ru, Блог компании Сибирикс, squirro.com

Автор: Наталия Гладкая

Дата публикации: 20 августа 2020