Топ-10 полезных онлайн-продуктов для удалёнки

Еще под Новый год никто и думать не мог, что пройдет всего пара-тройка месяцев и большая часть мира окажется на удаленной работе. И уже сейчас очевидно, что тенденция home office и после окончания самоизоляции будет расти. Тем более что уже существует огромное количество программных продуктов, которые могут помочь оптимизировать рабочий процесс, синхронизировать удаленную друг от друга команду, да и в целом сделать работу эффективнее.

1. Менеджер проектов Asana

Сервис совмещает мультипланировщика и аналитическую платформу. Подходит для большого числа сотрудников. Прогресс в выполнении заданий можно отслеживать на каждом этапе. Если задачи повторяются, рабочий процесс можно автоматизировать по шаблонам. Еще один полезный бонус – возможность создавать красочные графики, диаграммы, схемы.

Этот сервис позволяет планировать и структурировать поток задач множеством способов. Сервис отображает специальные доски. Каждый сотрудник четко видит свои обязанности и сроки работы. А руководитель может отслеживать прогресс и наблюдать за общей картиной проекта. Изменения отображаются в режиме реального времени. Их сразу же можно изменять и корректировать. Плюс сервис позволяет отслеживать занятость, обмениваться электронными письмами, файлами, билетами и прочим контентом. 

• Бесплатная версия Asana рассчитана на команды не больше 15 человек, и лишена некоторых функций.
• Похожие продукты: Битрикс24, ProofHub, Podio, Office 365, Basecamp

2. Управление процессами "Яндекс.Трекер"

Как и Asana, "Яндекс.Трекер" создает единое пространство для работы большой удаленной команды, позволяет разным отделам работать синхронизированно и автоматизированно. Два неоспоримых плюса – это полная русификация и то, что центры обработки данных "Яндекса", в которых разворачивается "Трекер", находятся на территории России.

Для каждой задачи в "Трекере" заводится своя страница – с описанием, ответственными, сроками выполнения, ссылками на связанные задачи и другой информацией. Там же можно запрашивать необходимые данные, обсуждать детали и согласовывать результаты. Все заинтересованные получают уведомления о новых комментариях, а договоренности фиксируются на странице задачи и не теряются в почте и мессенджерах. В "Трекере" есть возможность вести учет времени, потраченного на задачу. Можно организовать работу с заявками от клиентов и сотрудников – так, чтобы обращения не терялись и не оставались без ответа. Синхронизируется с мобильным. Имеет встроенное облачное хранилище.

• До 5 человек могут пользоваться приложением бесплатно. Кроме того, всем организациям до 100 сотрудников – бесплатно до 30 сентября.
• Похожие продукты: CRM-система "Простой бизнес", "ПланФикс", Pyrus, ADVANTA, OneBox

3. Менеджер задач Trello с досками канбан

Это тоже система управления проектами в режиме онлайн. Она позволяет эффективно организовывать и структурировать работу по методу канбан-досок (изначально были придуманы и использованы менеджерами Toyota). Удобна для небольших компаний и стартапов. Главное достоинство сервиса –простота. Для организации задач используется доска с карточками, которые распределяются по типам. Каждую из досок можно выделять под отдельные рабочие процессы или отделы. Можно загружать файлы, не превышающие 10 Мб. Приложение синхронизируется со смартфоном. Программа универсальная и подходит как для личных целей (как органайзер), так и для бизнеса.

• Есть возможность бесплатного доступа, но при этом сервис будет лишен некоторых функций. 
• Похожие продукты: Taskworld, MeisterTask

4. Сервис для видеоконференций: Zoom

Настоящей звездой самоизоляции стал именно этот сервис, по крайней мере, его название звучало от очень многих социальных предпринимателей, перенесших деятельность в онлайн. Сервис не только организует безопасную видеосвязь, но также позволяет демонстрировать участникам конференции экран, передавать файлы и сохранять записи разговоров.

• В бесплатной версии можно приглашать на видеовстречу до 100 человек, а ее продолжительность составит максимум 40 минут.
• Похожие продукты: Skype для бизнеса, Slack, Hangouts Meet, Cisco Webex 

5.Платформа для вебинаров MyOwnConference

Платформа MyOwnConference обеспечивает доступ к вебинару с мобильных и стационарных устройств. Допускает одновременно 10 ведущих и 60 участников. Формат записи: Full HD. Кроме того, позволяет демонстрацию экрана, запись видео и обратную связь в онлайн-чате. Нарушителей правил можно заблокировать временно или внести в черный список.

• Есть бесплатная версия, которая предусматривает до 20 участников.
• Похожие продукты: Livestorm, МегаФон"Видеоконференции 25" и "Вебинары 100", AnyMeeting

Планировщик для команды Evernote

Evernote позволяет создавать заметки, списки задач для большой и маленькой команды. С его помощью к заметкам можно прикреплять различный контент (документы, сканы, видео- и аудиозаписи)и делиться им с коллегами. Синхронизируются мобильная и стационарная версии на всех устройствах команды.

• Есть бесплатный пакет, но с сильно урезанным функционалом.
• Похожие продукты: LeaderTask, Todolist, Miniplan, Notion, OneNote

7.Облачное хранилище: "Google Диск"

Как и у всех облачных провайдеров, есть два варианта использования: для физического лица –Google Drive и для бизнеса –Google Suite. Оба включают инструменты для создания текстовых документов, таблиц, презентаций и просто для хранения файлов. Основным плюсом является возможность работать с документами сразу всей командой. Бизнес-аккаунт отличается тем, что владелец может создавать команду пользователей, назначать уровни доступа к информации, контролировать действия с файлами, предусматривает интеграцию с голосовыми и видеочатами, календарем, корпоративной почтой на базе Gmail.

• Бесплатный объем для личного пользования – 15 Гб. По самому дешевому бизнес-тарифу доступно 30 Гб, но по всем другим объем облачного хранилища не ограничен.
• Похожие продукты: "Яндекс.Диск", Dropbox, OneDrive, Teambox для бизнеса

8. Тайм-трекер RescueTime 

Тайм-трекеры помогают следить за тем, сколько времени вы или ваши сотрудники тратят на выполнения задач. RescueTime устанавливается на компьютер, телефон или планшет и работает в фоновом режиме, анализируя, как именно вы проводите свое время (вручную ничего вводить не требуется). Приложение позволяет на время блокировать отвлекающие от удаленной работы факторы, напримерсоциальные сети.

• Бесплатная версия – 14 дней.
• Похожие продукты: Timely, Toggl, Harvest, Time Doctor

9.Офисный пакет: "Google Таблицы", "Документы" и "Презентации"

Удобный сервис для удаленной работы – как индивидуально, так и с коллегами. С его помощью можно создавать и редактировать текстовые документы, таблицы и презентации. Доступ к файлам открывается по ссылке или по приглашению.

• Каждому пользователю доступно 15 Гб дискового пространства для хранения файлов на серверах Google.
• Похожие продукты: Office 365, Quip, Apple iWor

10. Полезные мелочи

Сервис для удаленного доступа к рабочему компьютеру TeamViewer позволяет быстро установить соединение с любым персональным компьютером или сервером мира даже с помощью мобильного устройства на платформах iOS и Android. Пользователь имеет возможность в удаленном режиме управлять компьютером партнера, как если бы находился за ним сам.

Самые популярные корпоративные мессенджеры Skype (есть возможность видеозвонков, групповых и индивидуальных чатов, демонстрация экрана), Slack (есть возможность создавать несколько каналов с разными темами, чтобы не обсуждать всё в одной ленте), Facebook (есть возможность корпоративных чатов и индивидуального общения, совмещенных с просмотром ленты новостей).

Приложения, которые позволяют быстро делать скриншоты и делиться ими с коллегами – Monosnap, Gyazo, Nimbus Capture, LightShot. А также сервисы, которые позволяютделать красивые презентации: Canva, PowToon, Knovio, Zentation, Vcasmo и другие.

Кстати, примеры того, как онлайн уже помог социальным предпринимателям, можно прочитать в статье "Все в онлайн! Как социальные предприятия работают во время коронавируса", также узнать разные полезные кейсы, лайфхаки и приемы можно в материалах марафона для социальных предпринимателей "Как перевести бизнес в онлайн", организованного Фондом "Наше будущее".

Фото: shutterstock, снимки экрана различных сервисов и приложений

Автор: Наталия Гладкая

Дата публикации: 27 мая 2020